Datenraum beim Immobilienverkauf:
Welche Unterlagen Investoren prüfen

Ein Datenraum ist ein geschützter Ordner, heute fast immer eine Online-Plattform mit Rechteverwaltung und Zugriffsprotokoll. Zugang bekommen nur Interessenten, die eine Vertraulichkeitserklärung unterschrieben und ihre Finanzierung plausibel gemacht haben.

Das Protokoll ist mehr als Technik. Es zeigt, wer welches Dokument wann geöffnet hat. Im Bieterverfahren wissen Sie so, welcher Interessent ernsthaft prüft und wer nur mitläuft. Im Streitfall belegt es, dass ein Dokument zugänglich war.

Bei kleineren Objekten genügt manchmal ein sauber nummerierter Ordner, den der Käufer per Link erhält. Ab einem Wohn- und Geschäftshaus oder mehreren Interessenten parallel ist eine Plattform mit Q&A-Funktion der bessere Weg.

Die Mieterliste ist das Dokument, das jeder Käufer als erstes öffnet. Sie muss mit den Mietverträgen und den Kontoauszügen übereinstimmen. Weicht die Sollmiete in der Liste von der Miete im Vertrag ab, ist das kein Tippfehler mehr, sondern eine Frage, die den ganzen Datenraum verdächtig macht.

Nach unseren Vermarktungen rechnen Sie mit 4-8 Wochen für ein vermietetes Mehrfamilienhaus, länger bei Gewerbe oder mehreren Objekten. Die eigenen Unterlagen sind oft in einer Woche zusammen. Die Behördenauskünfte nicht.

Baulastenauskunft, Bauakteneinsicht und Bodenbelastungskataster laufen über die Bezirksämter. Die Bearbeitungszeiten unterscheiden sich je Bezirk und Jahreszeit erheblich. Belastbare Durchschnittswerte veröffentlichen die Bezirke nicht, deshalb beantragen wir diese Auskünfte als erstes, noch bevor das Exposé steht.

Ein fehlender Grundriss ist ärgerlich. Eine fehlende Baugenehmigung für das ausgebaute Dachgeschoss ist ein Preisthema. Wer sie erst im Datenraum des Käufers entdeckt, verhandelt aus der schlechteren Position.

Due Diligence ist die strukturierte Prüfung des Objekts durch den Käufer und seine Berater, bevor er verbindlich bietet. Sie hat vier Teile.

Rechtlich: Grundbuch, Lasten in Abteilung II und III, Baulasten, Vorkaufsrechte, Mietverträge auf Laufzeit, Kündbarkeit und Formfehler.

Technisch: Zustand von Dach, Fassade, Leitungen und Heizung, Abgleich der gebauten mit der genehmigten Fläche. Bei größeren Objekten mit Gutachter vor Ort.

Wirtschaftlich: Mieterliste gegen Verträge und Zahlungseingänge, Mietrückstände, nicht umlagefähige Kosten, Abstand der Ist- zur ortsüblichen Vergleichsmiete. Daraus rechnet der Käufer seinen Faktor neu.

Steuerlich: beim Asset Deal vor allem Umsatzsteuer bei gewerblich genutzten Flächen, beim Share Deal die gesamte steuerliche Historie der Gesellschaft. Den Unterschied der beiden Wege erkläre ich im Beitrag Asset Deal oder Share Deal.

Bei größeren Objekten lohnt eine Vendor Due Diligence: Sie lassen die Prüfung vorab selbst erstellen und legen den Bericht in den Datenraum. Das kostet Geld. Es verkürzt aber die Prüfphase jedes Bieters und nimmt dem Käufer die Möglichkeit, Befunde als Überraschung zu verkaufen.

Zum großen Teil. Nach § 442 BGB kann der Käufer Mängel nicht geltend machen, die er beim Kauf kannte. Was nachweislich im Datenraum stand, gilt in der Regel als bekannt. Kaufverträge regeln das ausdrücklich: Der Datenraum-Index wird Anlage zum Vertrag, der Inhalt geht als Datenträger zum Notar.

Die Grenze zieht § 444 BGB. Wer einen Mangel arglistig verschweigt, haftet trotz Haftungsausschluss. Ein Dokument tief in einem Unterordner abzulegen, damit es niemand findet, ist kein Offenlegen. Wesentliche Punkte gehören zusätzlich in ein Begleitschreiben oder in die Q&A-Liste.

Dazu kommt der Datenschutz. Mietverträge, Mieterlisten mit Namen und Zahlungsrückstände sind personenbezogene Daten. Bis zur Exklusivphase reichen anonymisierte Mieterlisten und geschwärzte Musterverträge. Vollständige Verträge sieht nur der Bieter, mit dem Sie verhandeln.

Auf die Form. Bis Ende 2024 brauchten Gewerbemietverträge mit mehr als einem Jahr Laufzeit die Schriftform nach § 550 BGB. Fehlte sie, war der Vertrag vorzeitig kündbar. Seit dem 1. Januar 2025 genügt für neue Verträge die Textform, seit dem 2. Januar 2026 auch für Altverträge.

Für den Datenraum heißt das zweierlei. Erstens bleiben Formmängel aus der Zeit vor der Umstellung relevant, wenn sie nie in Textform geheilt wurden. Zweitens können heute E-Mails einen Mietvertrag wirksam ändern. Ein Käufer, der nur das unterschriebene Original sieht, kennt den Vertrag nicht. Lassen Sie die Hausverwaltung den gesamten Schriftverkehr je Gewerbemieter sichten. Mehr dazu im Beitrag Gewerbeimmobilie verkaufen in Berlin.